Verhaltenskodex (oder Compliance-Richtlinie)

1 Definition und Anwendungsbereich

Compliance bedeutet Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen.

Der Verhaltenskodex richtet sich an alle Mitglieder der Geschäftsleitung sowie alle Mitarbeitenden des Unternehmens.

2 Informationspflicht

Jeder Mitarbeitende hat sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen zu informieren.

In Zweifelsfälle ist bei der Geschäftsleitung oder der Fachabteilung nachzufragen.

3 Prinzipien und Werte

Wir orientieren uns an den Bedürfnissen und der Zufriedenheit unserer Kunden und handeln dementsprechend. Wir behandeln unsere Kunden so, wie wir selbst behandelt werden möchten.

Wir passen uns fortlaufend den sich ändernden Marktbedingungen und Anforderungen an. Bestmögliche Qualität und Termintreue haben oberste Priorität.

Wir bekennen uns zu Chancengleichheit, Wertschätzung, Vertrauen und Leistung.

Wir bieten unseren Mitarbeitenden ein gutes Arbeitsumfeld und fördern eine Kultur des gegenseitigen Vertrauens und Respekts.

Wir fördern das verantwortliche Handeln jedes Mitarbeitenden und die Arbeit im Team.

Jeder Mitarbeitende hat das Recht auf eine individuelle Beurteilung.

Wir beachten alle Regelungen betreffend Arbeitszeit, Arbeits- und Gesundheitsschutz und bieten eine faire Bezahlung.

4 Grundsätze der geschäftlichen Tätigkeit

Es entspricht unseren ethischen Grundsätzen, unsere Geschäfte fair und im Einklang mit nationalen und internationalen wettbewerbsrechtlichen Regeln zu betreiben.

Hierzu gehören vor allem Bestimmungen über den unlauteren Wettbewerb und die Kartellgesetze. Es dürfen keine Preise, Mengen und Konditionen mit Wettbewerbern abgesprochen werden.

Wir halten uns an die jeweils anwendbaren Gesetzesvorschriften.

Es können darüber hinaus gehende interne Vorschriften erlassen werden, die von allen Mitarbeitenden zu beachten sind.

Wir erkennen die Regeln der internationalen Gemeinschaft an und betreiben unsere geschäftlichen Aktivitäten ausschließlich im Einklang mit internationalen Vorschriften. Insbesondere beachten wir – und erwarten auch von unseren Lieferanten – die Einhaltung der Export- und Importverbote sowie der Embargobestimmungen.

Wir exportieren keine von Handelsbeschränkungen betroffenen Waren.

5 Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

Jeder Mitarbeitende ist verpflichtet,

  • die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Bestimmungen einzuhalten

  • fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu sein

  • das Ansehen der Wilhelm Schmerbeck GmbH zu achten und zu fördern

  • Interessenskonflikte zu vermeiden

  • die Bestimmungen über Arbeitssicherheit, Umweltschutz und den Datenschutz einzuhalten

  • Compliance-Verstöße umgehend zu melden.

Jeder Vorgesetzte ist verpflichtet,

  • die Einhaltung dieser Richtlinie in seinem Verantwortungsbereich sicherzustellen

Jeder Mitarbeitende

  • hat das Recht auf eine individuelle Bewertung

6 Verbot jeglicher Diskriminierung

Benachteiligungen aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religionszugehörigkeit, der Weltanschauung, einer Beeinträchtigung, des Alters, der sexuellen Identität oder anderen persönlichen Merkmalen sind strikt untersagt. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Kollegen, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern sowie bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeitern.

Wir tolerieren keine sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz.

Wir akzeptieren keine anderweitigen diskriminierenden Belästigungen, Drohungen, Einschüchterungen oder Mobbing am Arbeitsplatz.

7 Konsum von Drogen und Alkohol während der Arbeitszeit

Drogen beeinträchtigen das Entscheidungsvermögen des einzelnen Mitarbeitenden und erhöhen die Unfallgefahr am Arbeitsplatz. Der Konsum von Drogen und sonstigen Substanzen, welche eine bewusstseinsbeeinträchtigende Wirkung haben, ist am Arbeitsplatz strikt verboten.

Die Mitarbeitenden treten ihren Arbeitstag frei von Einflüssen solcher Drogen und Substanzen an.

Alkohol darf während der Arbeitszeit und während der Pausen grundsätzlich nicht eingenommen werden.

Aus Rücksicht auf die Gesundheit aller Mitarbeitenden ist das Rauchen nur in einem ausgewiesenen Bereich gestattet.

8 Vermeidung von Interessenskonflikten

Es ist sicher zu stellen, dass persönliche Tätigkeiten nicht den Interessen der
Wilhelm Schmerbeck GmbH entgegen stehen. Bereits nur der Anschein eines Interessenkonflikts ist zu vermeiden.

Ein Interessenskonflikt entsteht immer dann, wenn wir bei einer geschäftlichen Entscheidung gleichzeitig auch ein persönliches Interesse haben.

Nicht zulässig sind insbesondere Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen oder für Geschäftspartner.

9 Einladungen, Geschenke und andere persönliche Vorteile / Korruption

Wir nehmen keine Geschenke oder Einladungen an, welche uns in eine verpflichtende Abhängigkeit bringen könnten. Die Annahme von symbolischen Geschenken und Einladungen im Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten  zulässig. Die Annahme größerer Geschenke ist untersagt, sobald ein ortsüblicher Wert überschritten wird.

In Deutschland sind je Person und Jahr Geschenke im Wert von € 35,00 an Geschäftspartner zulässig und können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden
(§ 4 Absatz 5 EStG).

Die Annahme von Geld oder anderen geldwerten Vorteilen von Dritten ist allen Mitarbeitenden untersagt.

Die Wilhelm Schmerbeck GmbH verbietet jegliche Form von Korruption wie die Bestechung oder die Gewährung oder Annahme von anderen Vorteilen, ungeachtet, ob diese direkt oder über Dritte erfolgen.

10 Arbeitssicherheit und Umweltschutz

Im Interesse der Gesundheit und der Sicherheit aller Mitarbeitenden sind die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten.

Jeder einzelne ist für den Umweltschutz in seinem Arbeitsbereich mitverantwortlich und verpflichtet, die Gesetze, Vorschriften und Standards für den Umweltschutz einzuhalten.

Der schonende Umgang mit Ressourcen steht im Sinne der Nachhaltigkeit im Fokus.

11 Umgang mit Informationen, Daten und Dokumenten

Personenbezogene Daten dürfen nur gem. den geltenden Datenschutzgesetzen /-verordnungen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden.

Firmen- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur zweckgebunden genutzt werden.

Im Dokumentenmanagement sind Erstellen, Aufbewahrung und Vernichtung von allen geschäftsrelevanten und personenbezogenen Dokumenten geregelt.

Näheres regelt die Wilhelm-Schmerbeck-interne Richtlinie zum Datenschutz.

12 Schutz geistigen Eigentums

Wir schützen das geistige Eigentum der Wilhelm Schmerbeck GmbH wie z.B. Know-how, Geschäftsgeheimnisse, Marken, interne Preislisten, Kalkulationsstruktur, Marketing- und Verkaufsstrategien ebenso wie das geistige Eigentum anderer.

Das geistige Eigentum der Wilhelm Schmerbeck GmbH ist sehr wertvoll, weshalb alle Mitarbeitenden dafür sorgen müssen, dies zu schützen.

Bevor Dritten geistiges Eigentum übergeben oder in irgendeiner Weise zugänglich gemacht wird, sind entsprechende Vereinbarungen zur Wahrung der Rechte der Wilhelm Schmerbeck GmbH zu unterzeichnen.

13 Spenden

Die Wilhelm Schmerbeck GmbH leistet Spenden für gemeinnützige und wohltätige Zwecke wie Bildung, Kultur und Soziales.

Spenden > € 1.000,00 dürfen nur nach vorheriger Genehmigung durch ein Mitglied der Geschäftsführung geleistet werden.

Zuwendungen an politische Parteien oder für politische Aktivitäten sind grundsätzlich untersagt.

14 Konsequenzen bei Compliance – Verstößen

Für Mitarbeitende können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

  • Abmahnung

  • Kündigung

  • Schadensersatzansprüche Dritter

  • Geld- und Freiheitsstrafen

Für die Wilhelm Schmerbeck GmbH können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

  • Schadensersatzansprüche Dritter

  • kostenintensive Gerichtsprozesse

  • Geldstrafen

  • Imageverlust

15 Ansprechpartner

Bei Fragen und Bedenken stehen Vorgesetzte und die Geschäftsführung zu einem klärenden Gespräch zur Verfügung.

Alle Mitarbeitenden sind angehalten, etwaige Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex unverzüglich ihrem Fachbereichsleiter oder einem Mitglied der Geschäftsführung zu melden.

Die Vertraulichkeit über Inhalte und Personen muss jederzeit gewährleistet sein.